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✉️ Kommunikation intern
E-Mail an Kita-Leitung
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Du bist ein erfahrener Trägervertreter in einem katholischen Kita-Träger.
Schreibe eine professionelle E-Mail an die Leitung der Kita [KITA-NAME anonymisiert] zum Thema [THEMA].
Die E-Mail soll:
- Max. 200 Wörter umfassen
- Folgende Punkte enthalten: [PUNKT 1], [PUNKT 2], [PUNKT 3]
- Ton: wertschätzend, klar und lösungsorientiert
- Mit konkreter Handlungsaufforderung enden
Kontext: [Kurze Beschreibung der Situation]
Beispiel: Thema: Neue Hygienevorschriften | Punkte: Information über Vorschriften, Umsetzungsfrist, Unterstützungsangebot
Rundschreiben an alle Einrichtungen
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Erstelle ein Rundschreiben für alle Kita-Leitungen unseres Trägers zum
Thema [THEMA].
Das Rundschreiben soll:
- Formal und strukturiert aufgebaut sein
- Folgende Abschnitte enthalten:
1) Anlass/Hintergrund
2) Wichtige Informationen
3) To-Dos für die Einrichtungen
4) Ansprechpartner bei Rückfragen
- Max. 1 DIN-A4-Seite
- Ton: sachlich, aber freundlich
Deadline für Rückmeldungen: [DATUM]
Protokoll-Zusammenfassung
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Fasse dieses Meeting-Protokoll in einer übersichtlichen Executive Summary
zusammen. Die Zusammenfassung soll:
1. Wichtigste Beschlüsse (max. 5 Punkte)
2. Offene Punkte mit Verantwortlichen und Deadlines (Tabellenform)
3. Nächste Schritte (konkrete Handlungsempfehlungen)
Format: Max. 1 Seite, Bullet Points, handlungsorientiert
Zielgruppe: Geschäftsführung und Trägervertretung
[HIER PROTOKOLL EINFÜGEN - ohne Namen!]
Schwieriges Gespräch vorbereiten
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Hilf mir, ein schwieriges Gespräch zum Thema [THEMA] vorzubereiten.
Situation: [BESCHREIBUNG DER SITUATION - anonymisiert]
Erstelle bitte:
1. Gesprächsleitfaden mit Struktur (Begrüßung, Problemdarstellung,
Lösungsansätze, Vereinbarung)
2. 5 mögliche Formulierungen für kritische Punkte (wertschätzend,
aber klar)
3. Antizipierte Gegenargumente und passende Antworten
4. Deeskalationsstrategien
Ton: Empathisch, professionell, lösungsorientiert
📨 Kommunikation extern
Elternbrief allgemein
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Erstelle einen Elternbrief für die Eltern unserer Kita zum Thema [THEMA].
Der Brief soll:
- Verständlich für alle Bildungshintergründe sein
- Empathisch und informativ formuliert sein
- Folgende Struktur haben:
1) Freundliche Begrüßung
2) Information/Anliegen klar darstellen
3) Konkrete Handlungsempfehlungen (wenn nötig)
4) Herzlicher Abschluss mit Kontaktmöglichkeit
- Max. 1 A4-Seite
Zielgruppe: Eltern von Kindern im Alter von [ALTERSGRUPPE]
Ton: Freundlich, verständlich, einladend
Elternbrief: Schwieriges Thema
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Verfasse einen sensiblen Elternbrief zum Thema [SCHWIERIGES THEMA].
Der Brief soll:
- Die Situation transparent, aber behutsam darstellen
- Verständnis zeigen für mögliche Sorgen der Eltern
- Konkrete Maßnahmen unsererseits aufzeigen
- Dialogangebot unterbreiten
- Zuversicht vermitteln, ohne zu beschönigen
Länge: Max. 1,5 Seiten
Ton: Empathisch, transparent, professionell, beruhigend
Wichtig: Achte auf rechtssichere Formulierungen!
Pressemitteilung
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Erstelle eine Pressemitteilung für lokale Medien zum Thema [THEMA/EREIGNIS].
Die Pressemitteilung soll:
- Nach journalistischen Standards aufgebaut sein (W-Fragen)
- Einen einprägsamen Titel haben
- Folgende Abschnitte enthalten:
1) Lead (die wichtigste Info vorweg)
2) Hauptteil mit Details
3) Zitat von [FUNKTION, nicht Name]
4) Hintergrundinformationen zum Träger
5) Kontakt für Rückfragen (allgemein)
- Max. 1 Seite (ca. 3000 Zeichen)
Ton: Professionell, sachlich, aber lebendig
Anlass: [KONKRETER ANLASS]
Stellenausschreibung (extern)
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Erstelle eine attraktive Stellenausschreibung für die Position [POSITION]
in unserem katholischen Kita-Träger.
Die Ausschreibung soll folgende Abschnitte enthalten:
1. Über uns (kurz, authentisch, wertebezogen)
2. Ihre Aufgaben (konkret, ansprechend formuliert)
3. Ihr Profil (Muss-Kriterien und Wünsche getrennt)
4. Wir bieten (Benefits, Entwicklungsmöglichkeiten, Werte)
5. Bewerbung (einfacher Prozess, Ansprechpartner)
Ton: Modern, wertschätzend, einladend
Besonderheit: Betone katholische Werte, aber inklusiv formuliert
Rahmenbedingungen: [Stundenumfang, Standort, Start-Datum]
📅 Planung & Organisation
Jahresplanung erstellen
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Erstelle einen strukturierten Jahresplan für das Jahr [JAHR] für unseren
Kita-Träger mit [ANZAHL] Einrichtungen.
Der Plan soll folgende Bereiche abdecken:
1. Trägerkonferenzen / Gremiensitzungen (monatlich)
2. Qualitätsentwicklungsmaßnahmen (quartalsweise)
3. Fortbildungen für Leitungen (mind. 4 pro Jahr)
4. Evaluationen / Audits (nach Vorgaben)
5. Besondere Projekte: [PROJEKTE]
6. Feste/Veranstaltungen auf Trägerebene
Format: Übersichtstabelle mit Spalten: Monat | Aktivität | Verantwortlich | Status
Berücksichtige: Schulferien, kirchliche Feiertage, Ferienzeiten
Projektplan entwickeln
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Erstelle einen detaillierten Projektplan für das Projekt [PROJEKTNAME].
Rahmendaten:
- Projektziel: [ZIEL]
- Laufzeit: [DAUER]
- Budget: [ca. BETRAG, wenn relevant]
- Beteiligte: [ROLLEN, keine Namen]
Der Projektplan soll enthalten:
1. Projektbeschreibung (kurz)
2. Meilensteine mit Zeitachse
3. Arbeitspakete mit Verantwortlichkeiten
4. Ressourcenplanung (Personal, Material, Budget)
5. Risikoanalyse mit Gegenmaßnahmen
6. Kommunikationsplan (wer informiert wen wann)
7. Erfolgskriterien
Format: Strukturiert, tabellarisch wo möglich
Checkliste für Standardprozess
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Erstelle eine Schritt-für-Schritt-Checkliste für den Prozess [PROZESSNAME].
Die Checkliste soll:
- Alle notwendigen Schritte in chronologischer Reihenfolge enthalten
- Bei jedem Schritt angeben: Was? Wann? Wer? Womit?
- Kritische Punkte/Stolperfallen markieren
- Verweise auf relevante Dokumente/Formulare enthalten
- Checkboxen zum Abhaken haben
Zielgruppe: [WER NUTZT DIE CHECKLISTE]
Wichtige Deadlines/Fristen: [WENN RELEVANT]
Format: Übersichtlich, max. 2 Seiten
👥 Personalmanagement
Stellenbeschreibung intern
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Erstelle eine detaillierte Stellenbeschreibung für die Position
[POSITION] in unserem Träger.
Die Stellenbeschreibung soll folgende Abschnitte enthalten:
1. Positionsbezeichnung und Einordnung
2. Zweck der Stelle
3. Hauptaufgaben (ca. 5-8 Aufgabenbereiche mit %-Anteilen)
4. Kompetenzen und Verantwortlichkeiten
5. Anforderungsprofil (Qualifikation, Erfahrung, Fähigkeiten)
6. Arbeitsbedingungen (Arbeitszeit, Vergütung nach Tarif, Besonderheiten)
7. Weisungsbefugnis und Zusammenarbeit
Ziel: Klare Rollenklärung, Basis für Mitarbeitergespräche
Format: Strukturiertes Dokument, professionell
Mitarbeitergespräch vorbereiten
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Erstelle einen Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch mit [FUNKTION].
Anlass: [Jahresgespräch/Zielvereinbarung/Entwicklungsgespräch]
Der Leitfaden soll folgende Phasen abdecken:
1. Begrüßung und Gesprächseinstieg
2. Rückblick auf vergangenes Jahr/Periode
- Was lief gut? (Erfolge würdigen)
- Wo gab es Herausforderungen?
3. Aktuelle Situation und Befindlichkeit
4. Ziele für kommendes Jahr/Periode (SMART formulieren)
5. Unterstützungsbedarfe klären
6. Abschluss mit Vereinbarung
Füge hinzu: Mögliche Fragen, Gesprächstechniken, Zeitstruktur
Ton: Wertschätzend, entwicklungsorientiert, auf Augenhöhe
Fortbildungsplan erstellen
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Erstelle einen Fortbildungsplan für das Jahr [JAHR] für die Mitarbeitenden
unseres Trägers.
Zielgruppen:
- Kita-Leitungen ([ANZAHL] Personen)
- Stellvertretende Leitungen ([ANZAHL] Personen)
- Verwaltungspersonal ([ANZAHL] Personen)
Berücksichtige folgende Themenbereiche:
- Pädagogik/Qualitätsentwicklung
- Führung und Leitung
- Rechtliches/Verwaltung
- Digitalisierung
- Persönliche Entwicklung
Format: Tabelle mit Spalten: Termin | Thema | Zielgruppe | Format
(online/präsenz) | Dauer | Anbieter (falls bekannt)
Hinweis: Mind. 2 Tage Fortbildung pro Jahr und Person
Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende
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Erstelle einen strukturierten Einarbeitungsplan für [POSITION] in
unserem Träger.
Einarbeitungszeit: [DAUER, z.B. 3 Monate]
Der Plan soll folgende Phasen haben:
Woche 1-2: Ankommen & Kennenlernen
Woche 3-4: Grundlagen & erste Aufgaben
Woche 5-8: Vertiefung & mehr Selbstständigkeit
Woche 9-12: Vollständige Integration & Evaluation
Für jede Phase:
- Inhalte/Themen
- Ansprechpartner (Funktion)
- Lernziele
- Meilensteine/Checkpoints
Format: Übersichtstabelle oder Ablaufplan
📋 Konzeptentwicklung
Konzept-Gliederung entwickeln
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Erstelle eine detaillierte Gliederung für ein [TYP]-Konzept zum
Thema [THEMA] in unserem Kita-Träger.
Rahmenbedingungen:
- Zielgruppe: [WER LIEST DAS KONZEPT]
- Umfang: [SEITENANZAHL]
- Besondere Anforderungen: [Z.B. GESETZLICHE VORGABEN]
Die Gliederung soll:
- Logisch aufgebaut sein mit Hauptkapiteln und Unterkapiteln
- Alle relevanten Aspekte abdecken
- Platz für konkrete Maßnahmen und Umsetzung lassen
- Evaluationskriterien beinhalten
Berücksichtige die Perspektiven: pädagogisch, organisatorisch,
finanziell und qualitätssichernd
Qualitätskonzept-Kapitel ausarbeiten
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Erstelle das Kapitel [KAPITELNAME] für unser Qualitätskonzept.
Kontext:
- Art der Einrichtung: [KITA/HORT/KRIPPE]
- Besondere Schwerpunkte: [Z.B. INKLUSION, SPRACHE]
- Trägerphilosophie: Katholischer Träger mit Werteorientierung
Das Kapitel soll folgende Elemente enthalten:
1. Leitsätze/Vision für diesen Bereich
2. Ziele (SMART formuliert)
3. Standards und Kriterien
4. Konkrete Maßnahmen zur Umsetzung
5. Indikatoren für die Zielerreichung
6. Verantwortlichkeiten
7. Zeitplan für Evaluation
Stil: Fachlich fundiert, aber verständlich
Länge: Ca. [SEITENANZAHL] Seiten
📊 Dokumentation & Berichtswesen
Jahresbericht strukturieren
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Erstelle die Struktur für unseren Träger-Jahresbericht [JAHR].
Der Bericht soll folgende Themenbereiche abdecken:
1. Einleitung/Grußwort
2. Zahlen und Fakten (Einrichtungen, Kinder, Personal)
3. Pädagogische Schwerpunkte des Jahres
4. Besondere Projekte und Highlights
5. Qualitätsentwicklung
6. Finanzen im Überblick
7. Ausblick auf das kommende Jahr
Schlage für jeden Bereich vor:
- Konkrete Inhalte
- Visualisierungsmöglichkeiten (Grafiken, Bilder)
- Wichtige Kennzahlen
Format: Übersichtliche Gliederung mit Hinweisen
Sitzungsprotokoll erstellen
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Erstelle eine Vorlage für ein Sitzungsprotokoll für [GREMIUM/MEETING].
Die Vorlage soll folgende Abschnitte haben:
1. Kopfbereich (Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmende als Funktionen)
2. Tagesordnung
3. Zu jedem TOP: Thema | Diskussion (Stichpunkte) | Beschluss |
Verantwortlich | Frist
4. Offene Punkte aus vorherigen Sitzungen (Status-Update)
5. Verschiedenes
6. Nächster Termin
7. Unterschriften (Protokollführung, Leitung)
Format: Tabellarisch, übersichtlich, max. 2-3 Seiten pro Sitzung
📢 Öffentlichkeitsarbeit
Social Media Post
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Schreibe einen Social Media Post für [PLATTFORM: Facebook/Instagram/LinkedIn]
über [THEMA/EREIGNIS].
Der Post soll:
- Aufmerksamkeit erregen (starker erster Satz)
- Informativ UND emotional ansprechend sein
- [ZEICHENANZAHL] Zeichen nicht überschreiten
- Call-to-Action enthalten
- 3-5 passende Hashtags beinhalten
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]
Ton: [freundlich/professionell/motivierend]
Ziel des Posts: [Informieren/Zur Aktion aufrufen/Begeistern]
Newsletter-Beitrag
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Erstelle einen Newsletter-Beitrag für unseren Träger-Newsletter zum
Thema [THEMA].
Der Beitrag soll:
- Eine aufmerksamkeitsstarke Überschrift haben
- In 3-4 Absätzen strukturiert sein
- Informativ und gleichzeitig unterhaltsam sein
- Einen Link/Verweis oder Call-to-Action enthalten
- Max. 300 Wörter umfassen
Zielgruppe: Eltern, Mitarbeitende, Interessierte
Ton: Warmherzig, professionell, nahbar
Kontext: [ZUSÄTZLICHE INFOS ZUM THEMA]
⭐ Qualitätsentwicklung
Evaluationsbogen erstellen
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Erstelle einen Evaluationsbogen für [WAS WIRD EVALUIERT].
Zielgruppe: [WER FÜLLT AUS]
Ziel der Evaluation: [WAS WOLLEN WIR ERFAHREN]
Der Bogen soll enthalten:
1. Einleitung (Zweck, Anonymität, Zeitaufwand)
2. Geschlossene Fragen (Skala 1-5 oder 1-6)
- Ca. 10-15 Fragen zu verschiedenen Aspekten
3. Offene Fragen (max. 3)
- Was war besonders gut?
- Was könnte verbessert werden?
- Sonstige Anmerkungen
4. Demografische Fragen (nur wenn nötig und anonymisiert)
Format: Übersichtlich, schnell auszufüllen (max. 10 Min)
Maßnahmenplan aus Evaluation
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Erstelle einen Maßnahmenplan basierend auf folgenden Evaluationsergebnissen:
[HIER ERGEBNISSE EINFÜGEN - anonymisiert, nur Zusammenfassungen]
Der Maßnahmenplan soll enthalten:
1. Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse
2. Priorisierung der Handlungsfelder (hoch/mittel/niedrig)
3. Für jedes Handlungsfeld:
- Konkrete Maßnahme
- Verantwortlich (Funktion)
- Zeitrahmen
- Ressourcenbedarf
- Erfolgsindikatoren
4. Kommunikationsplan (Wer wird wie informiert?)
5. Nächster Evaluationszeitpunkt
Format: Tabellarisch und übersichtlich
🚨 Krisenmanagement
Krisenkommunikationsplan
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Erstelle einen Krisenkommunikationsplan für den Fall [KRISENSZENARIO].
Der Plan soll folgende Punkte abdecken:
1. Krisenstab: Wer ist beteiligt? (Funktionen, keine Namen)
2. Kommunikationswege: Wer informiert wen? In welcher Reihenfolge?
3. Botschaften: Kernbotschaften für verschiedene Zielgruppen
(Eltern, Mitarbeitende, Öffentlichkeit, Behörden)
4. Kanalstrategie: Über welche Kanäle kommunizieren wir?
5. Zeitplan: Wann muss wer informiert werden?
6. Sprachregelung: Was sagen wir? Was NICHT?
7. Dokumentation: Wie halten wir fest, was kommuniziert wurde?
Ton: Ruhig, transparent, handlungsfähig
Ziel: Strukturierte Kommunikation auch in der Krise
Notfallplan erstellen
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Erstelle einen Notfallplan für [NOTFALLSZENARIO, z.B. "Ausfall
Heizung im Winter", "Personalausfall durch Krankheitswelle",
"IT-Ausfall", etc.].
Der Notfallplan soll enthalten:
1. Sofortmaßnahmen (erste Schritte)
2. Verantwortlichkeiten (wer tut was?)
3. Kommunikation (wer muss informiert werden?)
4. Übergangslösungen (wie halten wir den Betrieb aufrecht?)
5. Externe Unterstützung (wen können wir hinzuziehen?)
6. Eskalationsstufen (ab wann Träger einbinden? Ab wann Behörden?)
7. Rückkehr zum Normalbetrieb (was ist zu tun?)
Format: Checkliste, schnell erfassbar
Ziel: Handlungsfähigkeit in der Krise
🎓 Tipps zur Prompt-Optimierung
Wenn ein Prompt nicht das gewünschte Ergebnis liefert:
- Präziser werden: Fügen Sie mehr Details hinzu
- Beispiele geben: "Zum Beispiel..." oder "Ähnlich wie..."
- Format konkretisieren: "Als Tabelle mit Spalten X, Y, Z"
- Tonalität betonen: "Sehr wichtig: Der Ton soll XY sein"
- Länge angeben: "Max. 200 Wörter" oder "Genau 5 Punkte"
Iterativ verbessern: Prompt testen → Ergebnis prüfen → Prompt anpassen → Erneut testen